왜 당신의 비즈니스는 자동 결제 시스템을 사용해야 하는가
왜 비즈니스에 자동 결제 시스템을 사용해야 하나요?
비즈니스 재무는 때때로 관리하기 어렵고, 견고한 재무 시스템과 전략 없이는 비즈니스가 혼란에 빠질 수 있습니다. 자동화된 결제 솔루션의 도움으로 시간과 비용을 절약하고 운영을 효율적으로 개선할 수 있습니다. 인공지능 시대에 우리 자동화된 결제 기술은 이전보다 더욱 발전된 상태입니다.
하지만 이러한 플랫폼은 정확히 어떻게 작동하며 항상 사용할 가치가 있는 건가요?
자동 결제 시스템은 어떻게 작동하나요?
비즈니스용 자동 결제 시스템이란 무엇일까요?
귀사는 무수한 공급업체와 협력사에 대한 지급을 수행해야 합니다. 그것이 큰 규모의 비즈니스이거나 복잡한 경우, 하루에 수백 건 또는 수천 건의 결제를 처리해야 할 수도 있습니다.
일반적으로 이 작업은 지루하고 수동적인 노력으로 처리해야 합니다. 회계 팀의 직원들은 각 송장을 수동으로 검토하고 지급을 제출하며 문제를 해결해야 합니다.
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자동 결제 시스템은 이를 더욱 간소화하고 효율적이며 (많은 면에서) 무인화할 수 있도록 시도합니다. 이러한 유형의 시스템을 통해 귀사는 종이 수표 대신 전자적으로 송장을 지불할 수 있습니다. 귀사는 하나씩 보는 대신 여러 송장에 대한 지급을 한꺼번에 처리하고 승인할 수 있습니다. 귀사는 공급업체의 요구를 충족하기 위해 와이어 전송, 가상 신용카드 및 ACH 전송과 같은 다양한 결제 방법을 사용할 수 있습니다.
상상할 수 있듯이, 비즈니스가 채택할 수 있는 다양한 종류의 자동 결제 시스템이 있습니다. 플랫폼마다 기능은 다양하지만 대부분의 자동 결제 시스템은 유사한 기본 원리를 가지고 있습니다.
자동 결제 시스템의 장단점
자동 결제 시스템을 사용하는 것의 장단점은 무엇일까요?
다음은 장점입니다:
- 시간 절약. 가장 큰 장점은 아마도 시간 절약일 것입니다. 큰 규모에서 오랜 시간 동안 자동 결제 솔루션을 사용하면 조직이 수백 시간에서 수천 시간까지 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 더 많은 인력을 고용하지 않아도 될 수도 있습니다. 팀 멤버들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 해 줄 수도 있습니다. 무엇보다도, 인력 비용을 절약할 수 있습니다.
- 비용 절감. 인력 비용을 절약하는 것은 시작에 불과합니다. 이러한 결제 시스템은 빠르고 쉽고 결제를 일괄 처리할 수 있으므로 일반적으로 거래 비용이 낮습니다. 플랫폼의 모든 비용 절감 요소를 더하면 자동 결제 솔루션이 스스로를 대신할 만큼 충분히 가치가 있는 것이 분명합니다.
- 인적 오류 감소. 더 나은 금융 기술은 일상 영업에서 인적 오류의 역할을 크게 줄일 수 있습니다. 당연히 오류는 여전히 가능하지만, 효율적인 자동화 기계가 있으면 그 가능성이 훨씬 줄어듭니다. 송장 오류는 과거의 문제가 될 수 있습니다.
- 향상된 투명성. 좋은 자동 결제 시스템은 철저한 추적 및 보고 기능을 갖추고 있어 프로세스의 모든 단계에서 완전한 투명성을 제공합니다. 문제가 발생하면 왜 그런지 알 수 있습니다. 더 고급화된 회계 분석을 찾고 있다면 얻을 수 있습니다.
- 보안 개선. 여러 측면에서 자동 결제는 수동 결제보다 훨씬 안전합니다. 각 단계에서 참여하는 인간이 적으며, 프로세스가 매우 빠르고 원활하여 사기의 여지가 많이 줄어듭니다.
- 빠른 결산. 몇몇 기업은 빠른 결산의 장점을 좋아합니다. 절약한 시간 덕분에 지불을 기록하는 데 최적의 위치에 있을 수 있습니다.
- 공급업체와의 개선된 관계. 공급업체도 귀사의 자동 결제 시스템을 평가할 것입니다. 그들은 더 빨리 돈을 받을 수 있고 걱정할 것이 적습니다. 일부 경우에는 지불 방식을 선택할 수도 있습니다.
최고의 플랫폼을 선택한다면 고려해야 할 단점은 많지 않습니다:
- 가격. 대부분의 자동 결제 솔루션은 무료가 아닙니다. 원하는 기능에 따라 매달 수백 달러까지 지불해야 할 수도 있습니다. 하지만 절약할 시간과 돈을 고려하면 이 투자는 보통 가치가 있습니다.
- 초기 구현.일부 기업은 처음에 이러한 플랫폼을 도입하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 팀이 수동으로 지급을 발행하는 것에 익숙하거나 이미 여러 종류의 회계 소프트웨어를 사용하고 있는 경우, 이는 기술적으로 도전적이며 변경에 저항하는 귀사 조직 내 사람들에게는 좌절을 초래할 수 있습니다. 그러나 적절한 준비로 이 잠재적인 문제를 완화할 수 있습니다.
- 기술적 오류.기술적 오류는 거의 모든 유형의 기술에 복잡성을 야기할 수 있으며, 자동 결제 솔루션도 예외는 아닙니다. 프로그래밍 오류, 사용자 오용 및 기타 장애물은 가끔씩 일시적인 도전 과제로 나타날 수 있습니다.
최상의 자동 결제 시스템을 선택하는 방법
여기에 주의해야 할 점 중 하나는 비즈니스에 가장 적합한 플랫폼을 선택하는 경우에만 자동 결제의 최대 이점을 누릴 수 있다는 것입니다.
다음은 이와 관련하여 고려해야 할 가장 중요한 변수들입니다:
- 핵심 기능. 이 플랫폼과 관련된 가장 중요한 고려 사항은 핵심 기능입니다. 어떤 종류의 결제가 가능한가요? 자동 결제를 어떻게 설정하나요? 어떤 다른 기능이 제공되나요? 데이터 투명성과 보고를 위한 어떤 지원이 가능한가요?
- 사용성. 자동 결제 시스템은 결제와 관련된 대부분의 작업을 처리할 수 있을지도 모르지만, 일상적으로 사용하는 사람들이 여전히 책임져야 합니다. 따라서 사용성에 대해서도 생각해야 합니다. 이 플랫폼을 사용하는 방법을 교육하고 가르치는 것이 상대적으로 간단할까요? 직원들이 사용함으로써 혜택을 받을 수 있을까요?
- 호환성. 호환성은 어떻게 되나요? 이 플랫폼은 이미 사용 중인 다른 회계 플랫폼과 통합이 가능한가요? 기술 스택의 나머지 부분과 어떻게 조화를 이루나요?
- 신뢰성. 자동화는 신뢰할 수 있는 경우에만 이점을 제공합니다. 이 플랫폼은 성공적인 이력을 가지고 있나요? 충분한 좋은 리뷰와 평가가 있나요?
- 가격 정책. 당연히 가격에 대해 생각해야 합니다. 일부 자동화 플랫폼은 다른 것보다 더 비싸기도 합니다. 추가 비용을 충분히 가치 있게 여길 만한 가치가 있을지는 여러분이 결정해야 합니다.
- 지원 및 문제 해결. 무언가 잘못되었을 때 어떻게 해결할 수 있을까요? 잠재적인 문제를 해결하기 위해 충분한 고객 서비스가 제공되나요?
- 개발자 로드맵. 마지막으로, 개발자 로드맵을 찾아보고 고려하세요. 개발 팀은 이 플랫폼에 대한 지속적인 지원을 제공하기에 집중하고 있는 것 같나요? 개발 중인 흥미로운 새로운 기능이 있나요?
추가적인 최적의 실천 방법
비즈니스에서 자동 결제 시스템을 사용할 때 따라야 할 몇 가지 추가적인 최적의 실천 방법도 있습니다:
- 원활한 롤아웃 보장. 새로운 기술은 비즈니스에 항상 순수하게 긍정적인 추가가 아닙니다. 다른 회계 소프트웨어에 이 소프트웨어를 통합하는 데 어려움이 있을 수 있습니다. 이 플랫폼을 사용하는 가치가 있는지 직원들에게 설득하는 것이 어려울 수 있거나, 그들을 교육하는 것이 어려울 수도 있습니다. 하지만 적절한 예방적인 계획을 통해 대부분의 문제를 완화하고 원활한 롤아웃을 보장할 수 있습니다.
- 여러 결제 옵션 제공. 자동 결제 플랫폼 내에서 제공하는 결제 유형을 선택할 수 있습니다. 일반적으로 유연하게 대처할수록 공급업체에게 더 좋습니다. 따라서 가능하다면 여러 결제 옵션을 제공하세요.
- 정기적인 테스트와 모니터링. 자동화는 대단히 가치 있는 기능이며, 많은 경우 거의 완벽하게 신뢰할 수 있습니다. 그러나 의도한 대로 작동하는지 확인하기 위해 소프트웨어를 정기적으로 테스트하고 모니터링하는 것이 좋습니다.
더 나은 자동 결제 시스템을 구축하면 비즈니스에서 시간과 비용을 절약하고 인적 오류를 줄이며 공급업체를 만족시킬 수 있습니다. 일부 비용이 발생할 수 있으며, 초기 통합은 기술적으로 도전적일 수 있지만, 결제 규모가 충분한 비즈니스에 대해 거의 어떤 경우에도 이러한 투자는 가치가 있을 수 있습니다.
